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In der Geschäftswelt gibt es einige wichtige Regeln und Prinzipien, die den effizienten Einsatz von Zeit und Ressourcen ermöglichen. Eine davon ist das Pareto-Prinzip, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Dabei erfolgt eine Priorisierung auf die wichtigsten Faktoren, um damit ein möglichst hohes Ergebnis erzielen zu können. Doch diese Methode hat auf der anderen Seite auch ihre ganz eigenen Schwächen, die Sie beim Einsatz zuvor unbedingt kennen sollten.
Bernhard Burgener erklärt Ihnen in diesem Artikel die nützliche 80/20-Regel und wie Sie diese effizient bei sich einsetzen können. Dabei greift er auf mehr als 40 Jahre praktische Erfahrung als erfolgreicher Unternehmer und Geschäftsmann zurück.
Bernhard Burgener’s Ansicht zum Pareto-Prinzip (bekannt als 80/20-Regel)
Diese Regel gewann in den vergangenen Jahren zunehmend an Beliebtheit, auch weil die moderne Geschäftswelt weitaus stressiger ist als jemals zuvor. Die Globalisierung hatte viele Vorteile, doch sie führte auch zu notorischen Engpässen bei Zeit und Ressourcen. Genau hier kommt das Pareto-Prinzip als ausgezeichnetes Instrument ins Spiel.
Sie besagt, dass man den Großteil von 80 % der Ergebnisse mit einem relativ kleinen Einsatz von nur 20 % erreichen kann. Beliebte Anwendungsfälle finden sich üblicherweise im Projekt- und Zeitmanagement, besonders wenn die verfügbaren Ressourcen nicht ausreichen, um alle Tätigkeiten abzuschließen. Das Prinzip dabei ist ganz einfach: Man identifiziert die 20 % der wichtigen aber einfachen Aufgaben und erledigt diese zuerst, um den Projektfortschritt möglichst weit voranzutreiben.
Die 80/20-Regel geht auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto zurück, nachdem sie auch benannt ist. Im Jahr 1906 fand er heraus, dass 20 % der Italiener rund 80 % des Staatsvermögens besaßen. Daraus folgte der Schluss, dass 80 % der italienischen Bevölkerung mit lediglich 20 % des Vermögens auskommen mussten. Später leitete sich daraus das Pareto-Prinzip ab, das heute in zahlreichen Bereichen seine nützliche Anwendung findet.
Wie funktioniert das Pareto-Prinzip?
Mithilfe einiger Schritte kann die 80/20-Regel dabei helfen, Ressourcen aller Art effizienter und zielgerichteter einzusetzen. Eine beliebte Weiterführung davon ist die ABC-Analyse, die sogar noch etwas genauere Ergebnisse erzielen kann.
Der Einsatz von Pareto und der ABC-Analyse
Beim Pareto-Prinzip gilt es zunächst, die wichtigsten Faktoren für den Erfolg zu identifizieren und sich dabei auf die ersten 20 % zu beschränken. Die restlichen Aufgaben werden vorerst zurückgestellt, weil diese mit vergleichsweise viel Aufwand verbunden sind. Das erlaubt es Ihnen, von Anfang an für klare Verhältnisse zu sorgen, um die verfügbaren Ressourcen bestmöglich einsetzen zu können.
Bei der ABC-Analyse konzentrieren Sie sich jedoch nicht nur auf die wichtigsten 20 %, sondern Sie teilen alle Aufgaben, Kunden oder Produkte in verschiedene Kategorien ein (A, B, C). Dabei sind alle Einträge der A-Kategorie die wichtigsten, denn sie tragen am meisten zum Erfolg bei. In der Geschäftswelt ist es beispielsweise nicht unüblich, dass bereits eine Handvoll von Kunden oder Produkten den Großteil des Umsatzes erzielen. Die Einträge in der C-Kategorie sind zwar zahlreicher, leisten jedoch nur einen Bruchteil zum Gesamterfolg bei.
Die Vorteile und Nachteile der 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)
Der große Vorteil der Regel ist es, dass Sie von Anfang an klare Prioritäten setzen können. Damit erhöhen Sie die Produktivität im Unternehmen und verbessern Ihr Zeit- und Ressourcenmanagement in Projekten. Besonders in Fällen, bei denen eine hundertprozentige Erfüllung nicht zielführend oder wirtschaftlich ist, kann das Pareto-Prinzip Ihnen dabei helfen, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. In vielen Situationen ist es nämlich gar nicht notwendig, die vollen 100 % zu gehen.
Bernhard Burgener möchte jedoch auch auf die möglichen Nachteile hinweisen. Zwar erledigen Sie die ersten und wichtigsten Aufgaben relativ schnell, doch der Aufwand für die vollen 100 % bleibt gleich hoch. Das bedeutet, für die restlichen 20 % der Leistung müssen Sie immer noch 80 % der Ressourcen einsetzen. Aufgrund schneller Erfolge können Sie dabei leicht den Gesamtaufwand aus den Augen verlieren, vergessen oder unterschätzen. Behalten Sie also alle Faktoren stets im Blick.
Die ABC-Analyse zur erfolgreichen Bestandsverwaltung nutzen
Auch in der Bestandsverwaltung können das Pareto-Prinzip und besonders die ABC-Analyse dabei helfen, die wichtigen Ressourcen zu identifizieren und zu priorisieren. Denn aufgrund ihrer Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens sollte es immer einen ausreichenden Bestand dieser Ressourcen geben.
1. Bestand klassifizieren und kategorisieren
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Bestand klassifizieren, hängt davon ab, welche Art von Geschäft Sie betreiben und welche Ziele Ihr Unternehmen verfolgt. Jede von Ihnen verwendete Kennzahl sollte den Verbrauchswert Ihres Bestands in einem bestimmten Zeitraum messen. Beliebte Standardkennzahlen sind beispielsweise der Gesamtumsatz, die Bruttomarge, die Einkaufskosten und die Bestandskosten. Nachdem Sie die Prozentsätze für jeden Artikel berechnet haben, ordnen Sie diese in Ihre A-, B- und C-Kategorien ein.
2. Regeln für Bestandsklassen erstellen
Als Nächstes erstellen Sie für Ihre verschiedenen Bestandskategorien (A, B, C) eine Reihe von Regeln oder Aktionen, wie Ihre Klassifizierungen funktionieren sollen. Zum Beispiel sollte es bei Bestand der Klasse A niemals zu Engpässen kommen oder bestimmte Umsatzschwellen eingehalten werden. Bei Artikeln der Klasse C ist es hingegen in Ordnung, wenn es hin und wieder zu Fehlbeständen kommt. Diese haben nämlich in der Regel nur wenig Auswirkung auf das Gesamtergebnis und sind bei der Bestandshaltung vergleichsweise teuer.
3. Bestandsklassen überwachen und Chancen erkennen
Besonders bei wachsenden Unternehmen, die regelmäßig neue Artikel in den Bestand aufnehmen, kann sich der Anteil bei der Klassifizierung schnell ändern. Behalten Sie also stets alle Kennzahlen im Blick und passen Sie die Kategorien bei Bedarf an. Dank einer vorausschauenden und zielgerichteten Bestandsverwaltung reduzieren Sie mögliche Engpässe und erkennen neue Chancen. Damit stärken Sie auch die finanzielle Situation Ihres Unternehmens, weil Sie bei der oft teuren Bestandshaltung die richtigen Prioritäten setzen.
