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Dokumente sind die Grundlage für das Funktionieren jedes Unternehmens und jeder Organisation, und es werden immer mehr von ihnen erstellt. Effektives und effizientes Management wird daher für Unternehmen, die noch mit papierbasierter Dokumentation arbeiten, zu einer immer größeren Herausforderung. Die in analoger Form gespeicherten und verarbeiteten Dokumente erzeugen unnötige Kosten, verursachen Chaos und Unordnung, und ihre „Beherrschung“ erfordert einen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand. All dies wirkt sich negativ auf das Funktionieren des Unternehmens aus und macht seine Arbeit langsamer und weniger effektiv. Das Bild eines Unternehmens, das im Papierkram ertrinkt, ist auch nicht das Beste – sowohl in den Augen seiner Geschäftspartner, als auch seiner Mitarbeiter. Die Antwort auf dieses Problem ist die Digitalisierung der Dokumente, d.h. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente und die Automatisierung ihres Umlaufs mit allen sich daraus ergebenden Aufgaben.
Was ist die Digitalisierung von Dokumenten?
Die Digitalisierung von Dokumenten ist eine Lösung, die Jahr für Jahr an Popularität gewinnt. Es besteht darin, die in der traditionellen analogen Form verfügbaren Materialien in eine elektronische Form umzuwandeln, was viele Vorteile mit sich bringt, die von Unternehmen jeden Profils, die in praktisch allen Branchen tätig sind, geschätzt werden. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, die im Unternehmen verwendeten Daten und Informationen besser zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, wodurch die Entscheidungsfindung beschleunigt und ihre Qualität verbessert werden kann. Die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form ermöglicht auch einen besseren Schutz vertraulicher Daten, da der Zugang zu ihnen täglich auf Grundlage der von oben nach unten gewährten und derzeit geltenden Befugnisse zugeteilt und durchgesetzt wird.
Digitalisierung wird sehr oft mit Automatisierung identifiziert. Dies ist eine falsche Annahme, denn Automatisierung ist ein viel weiter gefasster Begriff, der viel mehr Bereiche umfasst als die Digitalisierung – er kann sich auf Unternehmen, die Gesellschaft, das Land und sogar die ganze Welt beziehen. Die Digitalisierung hingegen ist eines der Instrumente, die im Automatisierungsprozess eingesetzt werden. Bemerkenswert ist, dass die Digitalisierung von Dokumenten nur eine der Varianten ist, da auch andere analoge Informationsträger wie Fotografien, Ton- und Videoaufnahmen, Gemälde, Skizzen, handschriftliche Korrespondenz und viele andere sie durchlaufen können.
Was sind die Vorteile der Digitalisierung für moderne Unternehmen?
Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht es, Dokumentenstapel ein für alle Mal von den Schreibtischen der Mitarbeiter zu entfernen und im gesamten Unternehmen für mehr Ordnung und Organisation zu sorgen. Die aufbewahrten und aus der Ebene des dedizierten Systems verfügbaren Schreiben lassen sich schnell finden, was wiederum Zeit spart und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf wichtigere Aktivitäten als das Durchsuchen von Ordnern und Mappen lenkt. Der Verzicht auf Papierdokumente zugunsten ihrer elektronischen Pendants bringt auch finanzielle Einsparungen mit sich – die Ausgaben für den Kauf von Papiermaterial, die Wartung der Druckinfrastruktur und die personelle Besetzung von Mitarbeitern, die ausschließlich für die Organisation der physischen Arbeit des Archivs zuständig sind, werden erheblich reduziert.
Dank der Digitalisierung von Dokumenten ist der Zugang zu allen Dokumenten schnell, effizient und nahtlos. Es ist möglich, nicht nur während des Büroaufenthaltes, sondern auch auf Geschäftsreisen, Dienstreisen oder bei der Fernarbeit Zugang zu einzelnen Akten für berechtigte Mitarbeiter zu erhalten. Alle Dateien werden in den digitalen Ressourcen des Unternehmens gespeichert, auf die über das Dokumentenverwaltungssystem zugegriffen werden kann. Man kann daher sagen, dass die Digitalisierung von Dokumenten und damit zusammenhängenden Prozessen ein Meilenstein in der technologischen und geschäftlichen Zukunft eines Unternehmens ist und seine Abläufe auf ein neues, höheres, den Realitäten des digitalen Zeitalters angepasstes Niveau hebt.
Auch die ideologische und imagebezogene Dimension der Digitalisierung kann nicht unerwähnt bleiben. Die Reduzierung des Verbrauchs von Papier, Strom und anderen Materialien, die für die Arbeit mit analoger Dokumentation notwendig sind, wirkt sich ebenfalls positiv auf die Umwelt aus und ermöglicht es dem Unternehmen, seine pro-ökologische Ausrichtung noch stärker zu betonen und bei Kunden und Geschäftspartnern mit ähnlichen Ansichten Anerkennung zu finden. Die Digitalisierung von Dokumenten ist auch ein wirksames Instrument bei der Umsetzung des beliebten Konzepts des Paperlessoffice, d. h. einer Arbeitsumgebung, in der der Papierverbrauch vollständig eliminiert oder auf das notwendige Minimum reduziert wird.
DMS-Software und ihre Rolle bei der Digitalisierung von Dokumenten
Ein sehr wichtiges Tool, ohne das die Digitalisierung von Dokumenten ihre Aufgabe nicht richtig erfüllen kann, ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es handelt sich um eine moderne Software, die die Prinzipien des elektronischen Dokumenten-Workflows umsetzt und dazu dient, die tägliche Arbeit mit der digitalen Dokumentation zu erleichtern und zu beschleunigen. Die modernste und technologisch fortschrittlichste DMS-Software verwendet Technologien und Mechanismen aus den Bereichen Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), intelligente Texterkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere.
Plattformlösungen verdienen die besondere Aufmerksamkeit anspruchsvoller, sich intensiv entwickelnder Unternehmen und Organisationen, deren Popularität im Geschäfts- und IT-Umfeld systematisch wächst. Hochwertige Low-Code-Plattformen basieren auf den oben erwähnten innovativen Technologien und Mechanismen. Ihre Grundfunktionalität wird durch proprietäre Lösungen führender Hersteller von Plattformen zur Anwendungserstellung, die die einzigartige Instant-Change-Technologie enthalten, die nur in der WEBCON BPS-Software verfügbar ist, weiter verbessert. Es ermöglicht nicht nur die schnelle Bereitstellung von Geschäftsanwendungen, sondern auch deren Modifizierung und Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse mit sofortigen Ergebnissen.
Vorausschauende Unternehmen sollten daher nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern auch dafür sorgen, dass ihr Umlauf innerhalb der Organisation durch das System richtig geplant, ausgeführt und koordiniert wird, was auch seine Optimierung erheblich erleichtern und eine Reihe messbarer Vorteile erzielen wird.
