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Moderne Kassensysteme mit Registrierkasse erleichtern sowohl Gastronomen als auch Einzelhändlern die Arbeit beträchtlich. Denn ein modernes Kassensystem übernimmt mehr Aufgaben, als nur die Zahlungseingänge zu registrieren, sondern erleichtert auch die Verwaltung der verkauften Produkte und Dienstleistungen. Jedoch müssen die Einzelhändler einiges beachten, da sich seit 2017 einige gesetzliche Regelungen geändert haben.
Eine rechtssichere Kasse
Beispielsweise muss das Kassensystem im Einzelhandel seit 2017 GoBD-konform sein. Beispielsweise müssen die Kassen in der Lage sein, Daten manipulationssicher zu speichern. Darüber hinaus müssen Aufzeichnungen und Belege so aufbewahrt werden, dass sie auch vom Finanzamt erfasst werden können.
Eine weitere Neuerung trat 2018 in Kraft: Denn nunmehr können Betriebsprüfer die Kasse ohne vorherige Anmeldung überprüfen und eine sogenannte Kassennachschau vornehmen. Unter anderem muss es nunmehr möglich sein, mit der Kasse einen sogenannten Z-Bon zu erstellen, auf welchem der tägliche Kassenabschluss dargestellt wird. Anschließend wird der Kassenbestand wieder auf null gesetzt werden. Die Angaben, die auf diesem Bon gemacht werden, müssen auch im Kassensystem gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise die täglichen Bruttoeinnahmen zum jeweiligen Umsatzsteuersatz. Ferner muss ausgeschlossen sein, dass es zu einer nachträglichen Veränderung der Daten kommen kann.
Worauf kommt es bei der Kasse an?
Welche Funktionen ein Kassensystem bieten können muss, hängt stark davon ab, um welche Art von Einzelhandel es sich handelt. Beispielsweise benötigt ein Textil-Einzelhändler eine Kasse, mit der es möglich ist, auch die Farben und die Größe der verkauften Artikel zu verwalten, während in einer Bäckerei eher eine Bestell- und Retourenfunktion gefragt ist.
Moderne Kassensysteme bieten Einzelhändlern aber nicht nur die Möglichkeit, ihre Einnahmen zu kontrollieren und Belege auszustellen. Sie können den Händler sogar in seinen Bemühungen zur Kundenbindung unterstützen. Denn mit den modernen Systemen ist es problemlos möglich, Rabatte aufzubauen oder auch Gutscheine auszustellen. Zudem sollte es mit einer modernen Kasse auch möglich sein, Gutschriften zu verwalten.
So mancher Einzelhändler entscheidet sich aber auch für ein iPad-Kassensystem, weil dieses zahlreiche Vorteile bietet. Derartige Kassensysteme lassen sich nämlich problemlos erweitern und der Besitzer kann über sein iPhone auch aus der Ferne auf die Kasse zugreifen. So kann der Inhaber beispielsweise aus der Ferne kontrollieren, wie sich die Umsätze entwickeln, wenn nicht er selbst, sondern lediglich seine Mitarbeiter im Laden stehen. Wichtig ist in diesem Fall allerdings, dass sich das Kassensystem einfach und intuitiv bedienen lässt. Dass es bei diesen Systemen große preisliche Unterschiede gibt, liegt schlicht und ergreifend daran, dass sie auf die Ansprüche des Händlers bestmöglich zugeschnitten sind. Denn eine Supermarktkette braucht natürlich ein ausgefeilteres Kassensystem als der Inhaber eines kleinen Kiosks.
