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Personalabteilungen in mittelständischen und großen Unternehmen sind die Schnittstelle zwischen dem Management – der Geschäftsführung, der Mitarbeiter und gegebenenfalls auch des Betriebsbeirates. In den Personalabteilungen werden die Akten der Angestellten geführt, Gehälter und Bezüge verwaltet und wichtige Gespräche geführt. Mitarbeitereinstellungen aber auch Kündigungen werden von den Personabteilungen maßgeblich begleitet. Die Verwaltung der Prozesse unterliegt wie in vielen anderen Unternehmensabteilungen der stetigen Bearbeitung. Wenn Angestellte für sich ein Zwischenzeugnis anfordern oder beim Firmenaustritt ein Abschlusszeugnis erforderlich wird, dann vermag eine Optimierung große Erleichterung und Einsparungen bringen.
Mitarbeiter begleiten bedeutet auch jede Menge Datenverwaltung
Die Personalabteilung auch als Human Resources bezeichnet, entspricht dem wichtigsten Knotenpunkt zwischen einem Unternehmen beziehungsweise den unternehmerischen Belangen und den Menschen, die dort beschäftigt sind. Zum einen werden von den Mitarbeitern ausgeprägte BWL-Kenntnisse gefordert, auf der anderen Seite baut der Umgang mit den Menschen auf Empathie und Führungsqualitäten. Dieser Spagat erfordert von den Personalmitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität, Genauigkeit und Belastungsfähigkeit. Damit diese Kernkompetenzen in die Unternehmensanforderungen einfließen und wie gewünscht wirken, ist es unumgänglich, regelmäßig Prozesse zu analysieren, um diese zu optimieren. Der Dokumentenaufwand gehört dabei zu den umfangreichsten Aufgaben.
Problematisch bei der Mitarbeiterbegleitung und der Verwaltung der jeweiligen Akten, ist nicht nur die Aktualisierung, sondern das Einbinden aller Beteiligten wie den Mitarbeitern, Vorgesetzten oder des Betriebsrates. Wünscht ein Angestellter ein Zwischenzeugnis, werden Rücksprachen nötig, Aktenrecherchen und passende Zeugnisformulierungen. Hierbei entsteht ein hoher Arbeitsaufwand, der sich auch auf die Organisation auswirkt. Wie von anderen Abteilungen auch, werden von der Personalabteilung Produktivität und Effizienz erwartet. Deshalb ist es wichtig dort eine Vereinheitlichung und Vereinfachung zu schaffen, wo viele Bereiche involviert sind.
Lösung bringt ein voll funktionales Zeugnisprogramm
Ein Prozessmanagementtool zur Erstellung von Mitarbeiterzeugnissen wirkt sich nicht nur auf die personalführende Abteilung aus, die Mitarbeiter selbst aber auch die involvierten Vorgesetzten haben darauf großen Einfluss. Eine Unternehmenssoftware bündelt diese Schnittstellen in einem Verwaltungssystem, das nicht nur eine regelmäßige historische Bearbeitung zulässt, zudem erweiterte Funktionen bietet. Anforderungen an eine solche Softwarelösung könnten sein:
- Integration aller Beteiligten durch jeweilige Nutzeroberflächen und Bedarfsfunktionen
- einen Überblick über sämtliche Bereiche, Mitarbeiter, Funktionen, Daten und Historie
- Datenimportfunktion zum Beispiel von Excel oder Word
- Anlage und Auswahl von Textbausteinen zur Vereinfachung der Zeugniserstellung
- Wechsel von Zwischenzeugnis auf Austrittszeugnis
- Erweiterung der Zeugnissprache auf Englisch
- Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben zur Datensicherung und dem Umgang mit personifizierten, sensiblen Daten
Eine solche Software basierte Lösung sollte nicht nur durch den Funktionsumfang und durch eine vollumfassende Übersicht überzeugen, sondern auch als skalierbare Vereinfachung überzeugen. Unabhängig davon, ob das Unternehmen 10 Mitarbeiter oder mehrere Hundert Angestellte beschäftigt. Je höher der Personalfaktor ist, desto größer ist auch das Einsparungspotenzial. So lassen sich für Unternehmer Einsparungen gegenüber manueller Zeugnisaufwände erzielen.
